เอกสารบริษัทยื่นอย่างไรให้ผ่านแบบมือโปร

  ปัจจุบันการติดต่อค้าขายกับต่างประเทศสะดวกและรวดเร็วขึ้นมาก เจ้าของธุรกิจและผู้ประกอบการหลายรายต่างก็เล็งเห็นถึงโอกาสที่จะขยับขยายกิจการ ไม่ว่าจะเป็นการเข้าทำสัญญากับคู่ค้าต่างชาติหรือเปิดสาขาในต่างประเทศสำหรับผู้ประกอบการณ์ที่ต้องการพาธุรกิจของตัวเองไปสู่ความฝัน ประตูด่านแรกที่พวกเขาต้องก้าวผ่านไปให้ได้เสียก่อนก็คือ การยื่นรับรองนิติกรณ์เอกสาร

   การยื่นนิติกรณ์คืออะไรและทำไมต้องยื่น

   การยื่นนิติกรณ์เอกสารที่เจ้าของธุรกิจได้ยินกันอย่างคุ้นหูเป็นการยื่นเพื่อขอรับรองลายมือชื่อของกรรมการบริษัท โดยมีจุดมุ่งหมายเพื่อให้เอกสารบริษัทมีความน่าเชื่อถือและเป็นที่ยอมรับในต่างประเทศ

   เหตุผลที่ต้องยื่นนิติกรณ์เอกสารก่อนนำไปใช้ที่ต่างประเทศเป็นเพราะหากนำเอกสารที่ออกโดยหน่วยงานราชการของไทยไปยื่นโดยตรงกับหน่วยงานต่างประเทศ หน่วยงานปลายทางไม่ทราบว่าเอกสารที่นำมายื่นเป็นของจริงและมีอำนาจตามกฎหมายหรือไม่ ทำให้เอกสารไม่เป็นที่ยอมรับและโดนปฏิเสธไม่ให้มีผลบังคับใช้ ดังนั้น การยื่นรับรองนิติกรณ์กับกรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศจึงเป็นการรับรองว่าเอกสารนั้นมีผลถูกต้องตามกฎหมาย ออกโดยหน่วนงานที่มีอำนาจและมีความน่าเชื่อถือ อีกทั้งยังยืนยันว่าบริษัทเป็นบริษัทที่มีตัวตนอยู่จริง ดำเนินการจริงในประเทศ

    ยื่นรับรองเอกสารบริษัทต้องเตรียมตัวอย่างไร

   สำหรับเอกสารบริษัท หากต้องการยื่นรับรองนิติกรณ์ลายมือชื่อกรรมการบริษัทกับกรมการกงสุล จะต้องเตรียมเอกสารดังต่อไปนี้

    1. หนังสือหนังสือรับรองบริษัทที่ออกโดยกรมพัฒนาธุรกิจการค้า มีอายุไม่เกิน 6 เดือนนับจากวันที่ออกเอกสาร   

    2. ตราประทับของบริษัทเพื่อนำไปแสดงต่อเจ้าหน้าที่ในวันที่ยื่นรับรอง

   เมื่อเตรียมเอกสารครบถ้วนเรียบร้อยแล้ว จะเข้าสู่กระบวนการรับรองลายมือชื่อ ตามหลักการของกรมการกงสุล กรรมการบริษัทจะต้องไปลงลายมือชื่อต่อหน้าเจ้าหน้าที่กงสุลด้วยตนเอง

   ทั้งนี้ ในกรณีที่กรรมการบริษัทไม่สามารถไปลงลายมือชื่อต่อหน้าเจ้าหน้าที่กงสุลด้วยตนเองได้ สามารถมอบอำนาจให้ผู้อื่นยื่นรับรองแทนได้ แต่ต้องลงลายมือชื่อให้เหมือนใหนังสือเดินทาง และต้องนำหนังสือเดินทางฉบับจริงของกรรมการบริษัทมาแสดงด้วย

   นอกจากที่กล่าวไปข้างต้น ยังมีการยื่นรับรองนิติกรณ์ในกรณีพิเศษที่มีขั้นตอนแตกต่างไปจากกระบวนการปกติ ซึ่งสามารถแบ่งออกได้เป็น 2 กรณี

   กรณีที่ 1 คนไทยถือหุ้นในบริษัทที่จดทะเบียนในต่างประเทศ

   ในกรณีนี้ ผู้ขอยื่นรับรองจะต้องนำหนังสือรับรองบริษัทที่จดทะเบียนในต่างประเทศที่ระบุชื่อคนไทยเป็นกรรมการไปรับรองกับหน่วยงานโนตารีพับลิกหรือกระทรวงการต่างประเทศของประเทศนั้นก่อนเป็นอันดับแรก จากนั้นนำเอกสารที่ผ่านการรับรองแล้วไปรับรองที่สถานเอกอัครราชทูตหรือสถานกงสุลใหญ่ไทยในประเทศนั้น เมื่อผ่านการรับรองทั้งสองขั้นตอนแล้ว จึงค่อยนำเอกสารมายื่นรับรองนิติกรณ์กับกรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศของไทย

   กรณีที่ 2 บริษัทไทยถือหุ้นในบริษัทที่จดทะเบียนในต่างประเทศ

   ขั้นตอนการยื่นรับรองของกรณีนี้จะคล้ายคลึงกับกรณีแรก ก่อนอื่นเลย ผู้ขอยื่นรับรองจะต้องนำหนังสือรับรองบริษัทที่จดทะเบียนในต่างประเทศที่ระบุชื่อบริษัทไทยในฐานะผู้ถือหุ้นไปรับรองกับหน่วยงานโนตารีพับลิกหรือกระทรวงการต่างประเทศของประเทศนั้น จากนั้นก็นำเอกสารที่ผ่านการรับรองแล้วไปรับรองที่สถานเอกอัครราชทูตหรือสถานกงสุลใหญ่ไทยในประเทศนั้น เมื่อผ่านการรับรองทั้งสองขั้นตอนแล้ว จึงค่อยนำเอกสารมายื่นรับรองนิติกรณ์กับกรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศของไทย

  เอกสารด้านธุรกิจรายการใดบ้างที่ยื่นรับรองได้

  ไม่เพียงแต่เอกสารบริษัทอย่างหนังสือรับรองบริษัทเท่านั้นที่สามารถนำไปยื่นรับรองได้ กรมการกงสุลยังสามารถรับรองเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการค้าและธุรกิจอื่นอีกหลายรายการ เช่น

         1. บอจ. 5

         2. หนังสือบริคณห์สนธิ

         3. ข้อบังคับ

         4. งบการเงิน

         5. รายการจดทะเบียนจัดตั้งบริษัท

         6. รายการจดทะเบียนแก้ไขเพิ่มเติม และ/หรือมติพิเศษ   

   การรับรองกงสุลมีขั้นตอนที่ค่อนข้างซับซ้อนและละเอียดอ่อน ทำให้ใครต่อใครอดท้อใจขึ้นมาไม่ได้เมื่อต้องยื่นรับรองสักครั้ง การศึกษาและเตรียมเอกสารจึงเป็นขั้นตอนที่สำคัญมาก เพราะหากเอกสารถูกต้องครบถ้วนตามเงื่อนไข ก็รับประกันได้ว่าการยื่นรับรองจะผ่านไปได้อย่างราบรื่น 

   หากต้องการยื่นรับรองเอกสารบริษัทกับกรมการกงสุล ติดต่อเรา ศูนย์แปลครบวงจร มาสเตอร์ พีซ ทรานสเลชั่น